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1. Titolare del trattamento
Il Titolare è Auxesis Counseling S.r.l., Via Strozzi 2 - 50123 Firenze (FI), P. IVA 07061500489, e-mail info@residenzestrozzifirenze.it, gestore di Residenze Strozzi.
2. Dati personali trattati
Possono essere trattati dati identificativi e di contatto, dati relativi a prenotazione e soggiorno, dati amministrativi e fiscali, estremi dei documenti richiesti dalla normativa, dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza, informazioni relative ai pagamenti nei limiti necessari, richieste volontariamente comunicate dall'ospite, dati tecnici di navigazione, indirizzo IP e dati raccolti tramite cookie e strumenti di tracciamento.
3. Finalità e basi giuridiche
I dati sono trattati per rispondere a richieste e gestire prenotazioni/soggiorni (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); adempiere a obblighi amministrativi, fiscali e di pubblica sicurezza (lett. c); tutelare diritti e prevenire frodi nei limiti del legittimo interesse applicabile (lett. f); inviare eventuali comunicazioni promozionali previo consenso quando richiesto (lett. a).
4. Documenti degli ospiti
I dati identificativi degli ospiti sono trattati per gli adempimenti previsti dalla normativa applicabile alle strutture ricettive. Eventuali immagini o copie digitali del documento acquisite esclusivamente per identificazione/check-in non devono essere conservate oltre il tempo strettamente necessario, salvo specifico obbligo di legge.
5. Prenotazioni dirette - ErmesHotels Booking Engine
Residenze Strozzi utilizza il Booking Engine ErmesHotels per la gestione delle prenotazioni dirette online. Attraverso il sistema possono essere trattati dati identificativi e di contatto, informazioni sulla prenotazione e sul soggiorno ed eventuali ulteriori dati necessari alla gestione dei servizi richiesti. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali e del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Il ruolo privacy del fornitore per i singoli trattamenti deve essere indicato in coerenza con il contratto/DPA effettivamente sottoscritto con Auxesis Counseling S.r.l.; eventuali trattamenti autonomi del fornitore sono disciplinati dalla relativa informativa.
6. Booking.com e Airbnb
La struttura può ricevere prenotazioni anche tramite Booking.com e Airbnb. I trattamenti effettuati autonomamente dalle piattaforme sono disciplinati dalle rispettive informative. Residenze Strozzi tratta i dati ricevuti per la gestione della prenotazione, del soggiorno e degli obblighi di legge.
7. Pagamenti online - Nexi XPay
Residenze Strozzi utilizza Nexi XPay per i pagamenti online. Quando la transazione è gestita dal prestatore esterno, Residenze Strozzi non conserva direttamente i dati completi della carta. I dati necessari alla transazione sono trattati secondo il flusso tecnico e le informative del servizio; la base giuridica, per quanto di competenza del Titolare, è l'esecuzione del contratto e degli obblighi applicabili.
8. Servizi web di terze parti
Il sito può utilizzare Google Analytics, Google Maps, collegamenti o contenuti di Instagram e Facebook e collegamenti/widget WhatsApp. Gli strumenti non strettamente necessari che effettuano tracciamento sono attivati, quando richiesto, solo dopo consenso.
9. Destinatari e fornitori
I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a personale autorizzato, consulenti, fornitori IT/hosting, booking engine/PMS, prestatori di pagamento, piattaforme di prenotazione, fornitori e-mail/CRM, autorità di pubblica sicurezza, Comune e altre autorità. Le nomine a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR devono riflettere i ruoli effettivi e i contratti applicabili.
10. Trasferimenti extra SEE
L'uso di alcuni fornitori tecnologici può comportare trasferimenti o accessi da Paesi esterni allo SEE. Quando applicabile, tali trasferimenti devono rispettare gli artt. 44 e seguenti GDPR e le garanzie previste dalla normativa.
11. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità perseguite e per gli ulteriori periodi imposti dalla legge. I dati amministrativi, contabili e fiscali seguono i termini normativi. I dati di marketing sono conservati fino alla revoca del consenso e sottoposti a verifica periodica.
12. Diritti
Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, nonché revocare il consenso. Le richieste possono essere inviate a info@residenzestrozzifirenze.it. Resta il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.